Am 31. Dezember 2026 endet die allgemeine Übergangsphase der E-Rechnungsverordnung für größere Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich grundsätzlich elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten ausstellen. Für kleinere Unternehmen mit geringerem Umsatz gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027, bevor die E-Rechnung ab 2028 für alle Marktteilnehmer verpflichtend wird. Ausnahmen bestehen weiterhin für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie für Leistungen von Kleinunternehmern, die jedoch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen.


Der Dortmunder IT-Dienstleister Pagina Net berichtet, dass Großabnehmer und Konzerne schon heute vermehrt strukturierte Rechnungsdaten verlangen, weshalb unstrukturierte PDF- oder Papierbelege teilweise verzögert bearbeitet werden. Ein fehlerhafter Rechnungsversand hat zudem weitreichende steuerliche Konsequenzen. "Ist eine E-Rechnung verpflichtend, es wird aber weiterhin eine falsche oder unstrukturierte Rechnung versendet, ist diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt", warnt Sebastian Weyer, Geschäftsführer von Pagina Net. Zudem gelten strenge Archivierungsregeln: Der strukturierte Datensatz muss im Originalzustand über die gesetzliche Frist hinweg elektronisch aufbewahrt werden; ein einfacher Ausdruck oder PDF-Screenshot genügt nicht mehr.


Druckereien wird daher dringend geraten, die Kompatibilität ihrer vorhandenen Management-Informationssysteme (MIS) zu prüfen. Die Software muss in der Lage sein, standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD fehlerfrei zu erzeugen und zu verarbeiten. Ältere Programme stoßen hier oft an ihre Grenzen. Die notwendige Umstellung bietet laut dem Systemhaus jedoch auch die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu optimieren. "Die Notwendigkeit der Veränderung sollte nicht als Druck, sondern als Weg in die Zukunft gesehen werden", erklärt Weyer. Die von Pagina Net entwickelte MIS-Software pagina|net unterstützt beide geforderten Formate sowohl im Ausgang als auch im Eingang bereits seit längerer Zeit.


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