Laut einer neuen Studie von MSM Research im Auftrag von SPS kennen 63 Prozent der Unternehmen in Deutschland und der Schweiz die tatsächlichen Kosten ihrer Dokumentenprozesse nicht. Versteckte Aufwände durch Suchzeiten, manuelle Freigaben und doppelte Eingaben bleiben meist unentdeckt.


Die Untersuchung zeigt: Zwar haben 56 Prozent der Unternehmen ihre Dokumentenabläufe bereits in vielen Bereichen digitalisiert, doch Insellösungen und hybride Prozesslandschaften bremsen die Effizienz. Neben E-Mail (97 Prozent) bleiben auch Postversand und Kundenportale wichtige Kommunikationskanäle – ein Mix, der häufig zu Prozessbrüchen und Mehrkosten führt.


Zunehmend gefragt sind daher Document-as-a-Service-Lösungen (DaaS), insbesondere für elektronische Archivierung, digitale Freigabeprozesse und zentrale Dokumentenerstellung. Dabei gilt: Benutzerfreundlichkeit ist für die Mehrheit der Befragten wichtiger als technische Zusatzfunktionen.

Die Studienautoren empfehlen Unternehmen, ihre fragmentierten Dokumentenprozesse zu konsolidieren und über eine zentrale Output-Management-Plattform zu steuern, um Transparenz, Effizienz und Kontrolle zurückzugewinnen.