Frau Thielmann, wer Druckereien effizient organisieren möchte, muss vor allem vorausschauend planen. Welche Rolle spielt dabei ein Rückblick?
Maike Thielmann: Wer Pläne gefasst hat, sollte immer überprüfen, ob diese auch aufgegangen sind. Controlling ist dafür unerlässlich. Nur so können Unternehmen Abweichungen feststellen und gegensteuern. Controlling ist nicht gleichzusetzen mit Kontrolle, es umfasst vielmehr die Beherrschung und Steuerung eines Vorganges: Wie beim Controller an der Spielkonsole wird es dafür eingesetzt, um zu lenken und den richtigen Weg einzuschlagen. Wichtig ist dabei, nicht nur sichtbar zu machen, wo Abweichungen aufgetreten sind, sondern vor allem auch das Warum zu ergründen. Idealerweise bemerkt man Fehler nicht erst, wenn der Steuerberater im Folgejahr den Jahresabschluss fertiggestellt hat, sondern schon viel früher. Mindestens pro Halbjahr, besser noch quartalsweise oder monatlich, sollten die Plan-Zahlen dem Ist-Zustand gegenübergestellt werden. Zusammenfassen lässt sich diese Vorgehensweise mit dem PDCA-Zyklus „Plan, Do, Check, Act“. Also: „Plane, setze um, überprüfe und reagiere“. Diese Abfolge beginnt jeweils von vorne, sobald man die Reaktion auf bisherige Entwicklungen in einen neuen Plan einfließen lässt, diesen umsetzt, überprüft und dann gegebenenfalls wieder gegensteuert oder anpasst. Planung und Organisation sind keine Aufgaben, die irgendwann abgeschlossen sind. Sie müssen immer auf Veränderungen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation reagieren. 

Welche Werte und Unternehmensdaten sind für die Planung wichtig?
Für die kaufmännische Planung sind die Vergangenheitswerte die Basis. Anhand derer kann man ableiten, wie sich alle Umsatz- und Kostenpositionen voraussichtlich entwickeln werden oder entwickeln sollten. Je länger die Zeitreihe ist, auf die man zurückblicken kann, desto besser kann man ablesen, welche Entwicklungen welche Effekte mit sich gebracht haben. Neben den Ist-Daten ist es besonders wichtig, neue Ziele zu definieren und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Möchten Unternehmer den Umsatz steigern, muss klar sein, wie das in Zukunft gelingen soll. Dazu empfiehlt es sich, die bisherigen Umsätze und Kunden detailliert zu analysieren. Beispielsweise kann man anhand einer ABC-Kundenanalyse erkennen, an welchem Punkt im Kundenlebenszyklus sich jemand befindet, und Maß- nahmen einleiten, um etwa verlorene Kunden zu reaktivieren oder gezielt den Umsatz von Bestandskunden auszubauen. Betrachtet man den Rohertrag oder Deckungsbeitrag der Unternehmung, so ist es wichtig zu wissen, welche Art von Produkten gut zum Unternehmen passen und mit welchen Dienstleistungen man am meisten zur Fixkosten-Deckung beiträgt. Ohne eine valide Betriebsdatenerfassung und eine korrekte Interpretation ist das nicht möglich. Hier ist Transparenz also besonders wichtig. 

Wer sollte im Unternehmen mit einbezogen werden? 
Jede Person, die entweder für bestimmte Bereiche Verantwortung trägt oder durch ihr eigenes Handeln Einfluss auf die geplanten Werte hat, sollte einbezogen werden. Nicht zuletzt sind diese Plandaten auch eine Grundlage für Anreize, die für die Mitarbeitenden gesetzt werden sollen. Ein Beispiel: Wenn die Kosten für den Materialeinsatz anteilig reduziert werden sollen, dann sollten alle Mitarbeiter einbezogen werden, die die Makulatur-Quote beeinflussen können, aber auch diejenigen, die im Einkauf den Zuschlag kalkulieren. Wenn dann eine variable Zahlung an das Erreichen bestimmter Ziele gekoppelt wird, steht dem Erfolg kaum etwas entgegen. Aus meiner Sicht gilt hier: Wer Leistung will, muss Sinn stiften. Je besser die Mitarbeitenden verstanden haben, warum sie und wie sie etwas tun sollen, desto größer sind die Erfolgsaussichten. 
 
Maike Thielmann ist betriebswirtschaftliche Beraterin beim Verband Druck + Medien Nord­West. Sie berät und unterstützt Unternehmen unter anderem bei der Analyse ihrer Jahresabschlüsse und bei vielen weiteren betriebswirtschaftlichen Fragen. Zusätzlich hilft sie Unternehmen dabei, mit Lean­Management­Tools ihre Abläufe zu optimieren, Verschwendungen zu vermeiden und Gewinne zu steigern.
 
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