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02.09.2021  Technik
Wie Arbeitszeit in Druckereien besser genutzt werden kann
Um in einer Druckerei möglichst effizient zu arbeiten, sollten wichtige Daten zentral verfügbar sein. Gastautor Sebastian Krüger weiß, wie man das mit Hilfe der passenden Software gewährleistet.
In der Kundenberatung wurde mal wieder ein Auftrag auf Basis einer veralteten Preisliste kalkuliert, schon wieder ist eine Datei spurlos verschwunden und niemand kann die Kundin am Telefon über den Status ihres Auftrags informieren. Solche Situationen sind Alltag auch in Druckereien – und sie sind echte Effizienzbremsen. Eine Studie von Asana, Anbieter einer Lösung für das Projektmanagement, hat gezeigt, dass rund 60 Prozent der Arbeitszeit unproduktiv sind, einfach versickern.
 
Wesentliche Zeitfresser sind dabei unter anderem die Kommunikation über Arbeitsvorgänge, die Suche nach Informationen und die Ermittlung von Auftrags-Status. Als Ausweg aus dieser Situation empfiehlt sich die konsequente Digitalisierung der Prozesse auf Basis einer Drei-Säulen-Strategie – die Zentralisierung von Daten, die Integration von Applikationen und, darauf aufsetzend, die möglichst weitgehende Automatisierung der Abläufe.

In allen Unternehmen, so auch in Druckereien, entstehen über die Jahre Datensilos. Sie enthalten digitale oder papierbasierte Informationen, auf die häufig nur einzelne Personen Zugriff haben – dabei können aber gerade diese Daten für den reibungslosen Geschäftsbetrieb wichtig sein. Druckereien sollten also unbedingt einen zentralen Punkt schaffen, über den alle im Team immer und überall Zugriff auf alle Informationen haben. Meist wird das ein MIS-System sein, das die Auftragsabwicklung organisatorisch steuert.
 
Die volle Effizienz kann sich allerdings nur entfalten, wenn die datentechnische Vernetzung aller am Prozess beteiligten Bereiche realisiert wird – vom eCommerce-Tool über das MIS bis hin zum Produktionsworkflow und der Logistik. Leider ist das bis heute längst nicht in allen Druckereien der Fall, häufig laufen die einzelnen Bereiche komplett autark nebeneinander.
 
Es wäre also gut, wenn das MIS alle Stufen der Wertschöpfungskette abdeckt. Dann nimmt es von der Kalkulation über die Produktion bis hin zum Versand alle für die Abwicklung eines jeden Jobs relevanten Daten auf und stellt sie unternehmensweit zur Verfügung. Vorbei die Zeiten, in denen operative Hektik ausbrach, wenn Kunden nach dem Stand ihrer Aufträge fragten. Auch korrekte und treffsichere Kalkulationen können so problemlos oft in Minuten erstellt werden, weil alle nötigen Daten aktuell und zentral vorgehalten werden.
 
Integration führt Programme zusammen
Viele Druckereien setzen für die Abwicklung von Aufträgen eine ganze Reihe isolierter Programme ein. Damit muss nicht nur zwischen den Applikationen hin und her gewechselt werden – auch der Datenaustausch zwischen den Programmen ist meist eine manuelle Angelegenheit. Das ist ebenso zeitaufwändig wie fehlerträchtig und die Prozesse laufen wie mit angezogener Handbremse ab.
Die zentrale Softwarelösung sollte unbedingt eine offene Architektur haben und über Schnittstellen, die APIs, mit anderen Programmen und mit Maschinen Daten austauschen können. So können Druckereien den Wildwuchs ihrer Software-Landschaft beenden. Oft fallen dabei auch Kostenfallen wie laufende Wartungsverträge für kaum oder gar nicht mehr benutzte Programme auf.
 
In Zukunft wird es Plattformen geben, die nach diesem Prinzip der offenen Integration alle Partner einer Druckerei technisch miteinander verknüpfen, um somit den Weg für Digitalisierung und Automatisierung zu ebnen. Zentralisierung und Integration ermöglichen den kontinuierlichen Informationsfluss zwischen Programmen und Maschinen – die Basis für die Automatisierung der Prozesse. Das MIS übernimmt dabei die Übergabe der für den nächsten Produktionsschritt nötigen organisatorischen Informationen an die jeweilige Software oder Maschine. Das sollte über alle Prozessstufen hinweg möglich sein.
 
Die Mitarbeitenden werden damit von komplexen oder einfach nur umständlichen manuellen Aufgaben entlastet. Damit können sie sich wieder auf das konzentrieren, was sie richtig gut können – mit umfassender Expertise und Kreativität ihre Kunden beraten und betreuen. Dank des hohen Automatisierungsgrades kann nicht nur mit gleichen Ressourcen der Durchsatz erhöht und effizienter produziert werden. Druckereien haben damit auch die Möglichkeit, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Software-as-a-Service-Ansatz
Diese Drei-Säulen-Strategie lässt sich mit klassischen, lokal installierten Softwarelösungen in der Regel nur schwierig umsetzen. Sehr viel einfacher funktioniert das mit Applikationen, die im Software-as-a-Service-Ansatz, kurz SaaS, in der Cloud eingesetzt werden. Gleichgültig, ob Webshop, MIS, ERP oder CRM – SaaS-Applikationen stellen meist Schnittstellen bereit, die eine Verknüpfung untereinander ermöglichen. War "Cloud" lange Zeit ein Unwort in Druckereien freunden sich immer mehr Druckhäuser damit an. Schließlich bieten Cloud-basierte Lösungen neben den technischen Vorteilen eine ganze Reihe weiterer Pluspunkte.
 
Anders als lokal installierte Programme stellen sie keine große Investition dar, die über Jahre abgeschrieben werden muss. Sie werden über monatliche oder jährlich abrechenbare Abonnements beschafft, sie sind damit eine Betriebsausgabe. Der Umfang des Abonnements kann flexibel dem aktuellen Bedarf angepasst werden – in Hochzeiten kann es erweitert, in Zeiten mit wenig Auslastung nach unten korrigiert werden. Man zahlt meist nur dafür, was man tatsächlich nutzt.

Weitere Vorteile sind kontinuierliche Updates der Lösung. So können Fehlerkorrekturen oder neue Funktionen schnell und zentral bereitgestellt werden. Das minimiert den Wartungsaufwand beträchtlich, und man arbeitet immer mit dem aktuellen Stand der Software. Gerade in der Corona-Pandemie hat sich ein weiterer Vorzug von SaaS-Applikationen ausgezahlt. Da sie über übliche Web-Browser bedient werden, können sie betriebssystemunabhängig und von überall her genutzt werden, eben auch im Home-Office.
 
Dies ist die dritte Folge einer Serie zum Thema Digitalisierung der Druckindustrie. Die erste Folge finden Sie hier, die zweite hier.

Autor: Sebastian Krüger
Nach seiner Ausbildung zum Mediengestalter und Weiterbildung zum Medienfachwirt arbeitete Sebastian Krüger rund 14 Jahre in verschiedenen Druckereien als Mediengestalter und Kundenberater. Im Jahre 2011 wechselte er in die Softwarebranche und kam nach Stationen bei Alphagraph und EFI 2018 zu Crispy Mountain (heute Zaikio), dem Entwickler der Druckereimanagement-Software Keyline. Als Customer Success Manager ist er für Druckereien Ansprechpartner für Keyline und die Konnektivitäts-Plattform Zaikio.
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